آینده پژوهی در سازمان
در طول تاریخ تمدنهای بشری همواره در پی آن بودهاند که با پیشبینی وقایع پیش رو بقای خود را تضمین کنند. از کاهنان معابد باستانی تا تحلیلگران امروزی در برجهای شیشهای این نیاز به درک فردا هیچگاه تغییر نکرده است. حال فرض کنید وارد اتاق جلسه مدیران ارشد شدهاید. تیم استراتژی ماهها روی یک پروژه زمان گذاشته است اما تمام خروجیهای آنها در یک فایل ارائهی نهایی و چند صفحه گسترده پراکنده خلاصه میشود. مدیران با بیحوصلگی اسلایدها را ورق میزنند و در نهایت تصمیمات بر اساس همان پیشفرضهای قدیمی گرفته میشود.
اگر این صحنه برای شما آشناست باید بدانید که مشکل از سطح هوش یا توانایی تیم شما نیست. شما از نظر تفکر و تحلیل عقب نیستید بلکه سیستم شما دچار یک انسداد جدی شده است. در این نوشتار به بررسی سقف نامرئی در فرآیندهای آینده پژوهی در سازمان (Corporate Foresight) میپردازیم و نشان میدهیم چرا ابزارهای سنتی دیگر پاسخگوی نیاز سازمانهای پیشرو نیستند.
مطالعه بیشتر: 10 مزیت آیندهنگاری استراتژیک برای سازمانها
سقف نامرئی در مسیر پیشرفت استراتژیک
مدیران ارشد اغلب اینطور استدلال میکنند که سازمان هنوز برای استفاده از پلتفرمهای پیچیده آماده نیست و آنها میخواهند منعطف بمانند. این غریزه کاملا منطقی به نظر میرسد. سیستمهای جدید نیاز به یادگیری دارند و بودجهها همیشه محدود هستند. ابزارهای آشنا احساس امنیت میدهند حتی اگر نتایج مطلوبی تولید نکنند. با این حال در عمل بیشتر سازمانها به این دلیل که زودتر از موعد روی نرمافزارهای تخصصی سرمایهگذاری کردهاند دچار مشکل نمیشوند. مشکل اصلی آنها این است که آنقدر منتظر ماندهاند تا قابلیتهایشان به آرامی از رشد متوقف شده است.
متخصصان این حوزه به ندرت مقصر هستند. آنها از نظر روششناختی قوی و عمیقا کنجکاو هستند. با این وجود زمانی که ساختار کار به صورت دستی پیش میرود پیشرفت در نهایت کند میشود زیرا سیستم نمیتواند بیش از حد کشش پیدا کند. این سقف نامرئی معمولا خود را به شکلهای ظریفی نشان میدهد. برای مثال دامنه فعالیتها نمیتواند بدون فرسوده کردن تیم گسترش یابد و پاسخ به سوالات استراتژیک جدید زمان زیادی میبرد. همکاری بین واحدهای مختلف کسبوکار به شدت شکننده میشود و با رفتن یک کارمند از سازمان دانش انباشتهشده نیز از بین میرود. از بیرون همهچیز خوب به نظر میرسد اما از درون تیم احساس میکند روی یک تردمیل در حال دویدن است و هیچ پیشرفتی حاصل نمیشود.
چه چیزی در سیستمهای سنتی زودتر میشکند؟
زمانی که سازمانها نوسازی ابزارهای خود را به تعویق میاندازند عواقب آن تنها در یک بخش نمایان نمیشود بلکه این امر فرآیندها و دادهها و افراد را همزمان درگیر میکند.
نخستین نقطهای که آسیب میبیند فرآیندها هستند. فرآیندهای دستی معمولا برای یک زمان خاص بهینهسازی شدهاند. برای مثال آنها بر اساس یک تیم با اندازه مشخص یا یک چرخه برنامهریزی معین طراحی میشوند. وقتی این متغیرها تغییر میکنند شکافها پدیدار میشوند. کنترل نسخههای مختلف گزارشها پرخطر میشود و بهروزرسانی پیشفرضها از ایجاد آنها سختتر میگردد.
آسیب دوم متوجه دادهها است. سیگنالها در پوشههای شخصی افراد ذخیره میشوند و تعاریف روندها مدام تغییر میکنند. دلایل پشت تصمیمگیریها در پاورقی اسلایدها ناپدید میشوند و با گذشت زمان سازمان حافظه نهادی خود را از دست میدهد. تیمها کارهایی را که قبلا انجام شده دوباره تکرار میکنند زیرا نمیتوانند به آنچه پیشتر جمعآوری شده اعتماد کنند یا آن را بیابند. این همان جایی است که اهمیت مدیریت دانش به شدت حس میشود.
در نهایت این افراد هستند که ناامید و فرسوده میشوند. این همان هزینه پنهانی است که رهبران معمولا دستکم میگیرند. متخصصان بااستعداد میخواهند زمان خود را صرف تفسیر تغییرات و پشتیبانی از تصمیمگیریها کنند. در عوض آنها خود را درگیر جستجوی فایلها و مرتب کردن صفحات گسترده و پاسخگویی به سوالات تکراری میبینند.
آیا با اضافه کردن نیروی کار مشکل حل میشود؟
یک واکنش بسیار رایج به افزایش تقاضا در سازمان بالا بردن اندازه تیم است. مدیران تحلیلگران بیشتری استخدام میکنند یا بدتر از آن به استفاده از ابزارهای هوش مصنوعی عمومی روی میآورند. دیدگاههای متنوع قطعا کار را تقویت میکند اما بدون یک ساختار منسجم حجم زیاد اطلاعات میتواند فرآیند معناسازی را غرق کند. سیگنالها سریعتر از آنکه تفسیر شوند انباشته میشوند و الگوهای اصلی در میان انبوهی از نویزها گم میشوند.
اینجاست که پلتفرمهای هوشمند وارد عمل میشوند. اتوماسیون میتواند بسیاری از کارهای مکانیکی را انجام دهد. پایش منابع عظیم و ردیابی ریسکهای نوظهور از جمله این موارد هستند. سیستمهای مشترک به دهها نفر اجازه میدهند که به جای انجام کارهای موازی در یک فرآیند واحد و قابل پیگیری مشارکت کنند. البته فناوری بهتنهایی هدف نیست و سیستمی که آن را فعال میکند اهمیت دارد. ابزارهایی مانند ایجنت هوش مصنوعی میتوانند بار پردازشهای اولیه را از دوش تیم بردارند و زمان را برای تحلیلهای عمیقتر آزاد کنند.
سیستمهای بالغ چه تفاوتی دارند؟
سازمانهایی که از این سقف نامرئی عبور میکنند دیگر کار خود را یک پروژه موقت نمیبینند و آن را بهعنوان یک زیرساخت دائمی در نظر میگیرند. در این ساختارهای بالغ اسکن مستمر جایگزین تلاشهای مقطعی میشود و فضاهای کاری مشترک جای تحلیلگران منزوی را میگیرند. معناسازی مشارکتی و کتابخانههای زنده و پویا از روندها به یک استاندارد تبدیل میشوند.
پیوند شفافی بین گزارشها و تصمیمگیریهای استراتژیک شکل میگیرد و قابلیت ردیابی اطلاعات از زمان کشف یک سیگنال خام تا تدوین استراتژی نهایی به وضوح وجود دارد. این همان مفهومی است که به عنوان تبدیل سیگنال به داستان استراتژیک شناخته میشود. در این سیستمها هر چرخه کاری بر اساس چرخههای قبلی ساخته میشود و سوالات جدید به جای ایجاد یک فرآیند خستهکننده از نقطه صفر مستقیما به پایگاه هوش فعلی متصل میشوند.
چه زمانی باید روی پلتفرمهای تخصصی سرمایهگذاری کرد؟
مدیران اجرایی معمولا به دنبال یک نقطه مشخص هستند تا زمان مناسب برای خرید سیستم را پیدا کنند. هیچ آستانه بودجه یا تعداد کارمندی برای این کار وجود ندارد اما نشانههای قابل اعتمادی وجود دارد که نشان میدهد تیم شما به یک پلتفرم اختصاصی نیاز دارد.
اگر تیمهای مختلف سازمان نمیتوانند سیگنالها و روندهای موجود را ببینند یا اگر بینشها در طول زمان تکامل نمییابند و با هر پروژه جدید دوباره از صفر شروع میشوند شما یک مشکل سیستمی دارید. همچنین اگر فردا سه تیم دیگر به سازمان شما اضافه شوند و سیستم فعلی توانایی مدیریت آنها را نداشته باشد باید بدانید که زمان ارتقا فرا رسیده است. در میان متخصصان این حوزه جملهای معروف وجود دارد که میگوید یک فرد ناآگاه با یک ابزار جدید هنوز هم یک فرد ناآگاه است. نرمافزارها به طور جادویی بینش خلق نمیکنند اما عکس این قضیه نیز کاملا صادق است. افراد بسیار توانمند که در سیستمهای شکننده کار میکنند در نهایت توسط محدودیتهای آن سیستمها متوقف خواهند شد.
زمانی که مدیران روی پلتفرمهای یکپارچه سرمایهگذاری میکنند آنها در واقع داشبورد یا ویژگیهای هوشمند نمیخرند بلکه در حال سرمایهگذاری روی تکرارپذیری و مقیاسپذیری و حافظه نهادی سازمان هستند. با این نگاه تصمیمگیری دیگر درباره آمادگی تیم برای یک پلتفرم نیست و به این موضوع مربوط میشود که آیا انتظار میرود رصد تغییرات نقشی ماندگار در شکلدهی استراتژیهای سازمان ایفا کند. عدم قطعیتها در دنیای تجارت در حال کاهش نیستند و سوالات استراتژیک روز به روز سختتر میشوند. تنها سازمانهایی در این توفان زنده میمانند که به جای اتکا به قهرمانان فردی سیستمهایی قدرتمند بنا کنند تا یادگیری و تصمیمگیری را برای همیشه به یکدیگر متصل نگه دارند. به یاد داشته باشید که تاریخ همیشه به نفع کسانی نوشته میشود که به جای ساختن دیوارهای بلند در برابر طوفان تغییر آسیابهای بادی بنا میکنند.